Com organitzar un departament jurídic

El departament jurídic és, juntament amb la comptabilitat, el departament principal que proporciona suport jurídic competent per a totes les activitats de l’empresa, tant externa com interna. De manera ideal, hauria de passar tot el flux de documents i, sense fallar, les ordres i les instruccions emeses per la direcció de l'empresa.

Manual d’instruccions

1

Tingueu en compte que la tasca principal en què se centrarà el departament és crear, construir i depurar adequadament un sistema per treballar amb contractes, desenvolupar formularis de contracte estàndard competents que tinguin en compte les realitats de l’empresa, així com els seus socis, proveïdors i consumidors de productes, béns o serveis. A més, la tasca del departament és la regulació constant de les relacions entre els empleats i l’empresari, l’elaboració de documents estatutaris, contractes col·lectius i laborals, la introducció operativa de canvis i ajustaments als mateixos.

2

La tasca del departament jurídic és també crear un sistema de gestió de documents i formar el personal clerical o altres persones assignades per la seva responsabilitat, com treballar amb correspondència. Les seves funcions també inclouen ensenyar a totes les persones implicades els fonaments bàsics de l'alfabetització legal en la mesura que es limiten a complir els seus deures oficials. Els advocats també elaboren fitxes de llocs de treball i són responsables de la seva rellevància i actualització.

3

Presta especial atenció a la creació d’un sistema contractual i a les condicions d’emmagatzematge de contractes. És lògic que tots els originals es guardin al departament jurídic. Cal pensar en un sistema que permeti a tots els funcionaris interessats conèixer-los de manera puntual i rebre còpies dels contractes que necessiten per treballar.

4

Quan organitzeu el departament jurídic d’aquesta empresa, conegueu les particularitats dels processos, tecnologies i mètodes empresarials. Analitzeu-lo en termes de possibles qüestions contencioses, reclamacions. Estudieu l'experiència dels advocats de les empreses que treballen en aquesta indústria.

5

Considereu els mètodes de control i assigneu la competència i la responsabilitat del cap, de les persones, del seu reemplaçament i dels principals departaments: comptabilitat, secretaria, recursos humans, caps de departament, personal executiu. Feu una auditoria i comproveu l’operabilitat del sistema que heu implementat, la correcció del seu funcionament, l’operabilitat i l’efectivitat de la interacció de tots els subsistemes. Identificar i corregir les deficiències trobades.

Consells útils

Aquest enfocament de l'organització del departament jurídic ajudarà a augmentar l'eficiència de la vostra empresa, a reforçar els seus vincles comercials i la seva posició en el mercat. Així, s’assegura la seguretat del seu treball i s’evita pèrdues materials relacionades amb els litigis.