Com agilitzar els contractes de subministrament

La documentació de l'empresa s'ha de mantenir en ordre. Per tal que pugueu trobar fàcilment el contracte adequat per al subministrament de béns entre altres papers de negocis, convé crear un prestatge o carpeta independent per a ells. Però no només això. També s’han d’agilitzar els contractes en si.

Manual d’instruccions

1

Reuneix tots els contractes que vulguis posar en ordre i avalua’ls. Fixeu-vos en la freqüència amb què es conclouen i amb quins socis. Això us ajudarà a triar una manera de classificar els documents.

2

Si hi ha molts socis, una forma de concertar els contractes abans de la data de la seva conclusió és més adequada. En el cas que, durant un llarg període de temps, es concloguin contractes amb les mateixes empreses, es poden agrupar en una categoria (carpeta) separada per contrapartides. I en alguns casos, n’hi ha prou amb simplement organitzar els acords per ordre alfabètic pels noms de les empreses associades.

3

Sigui quin sigui el mètode que trieu, no oblideu que les carpetes voluminoses són molt inconvenients d’utilitzar. Reviseu els contractes i traieu de la pila comuna els que ja han caducat. Creeu una carpeta independent per a ells. Aquests contractes s’apliquen sovint només de cas en cas, en el treball diari no són obligatoris.

4

A l’hora d’organitzar contractes per ordre cronològic, respecteu els principis generals de conservació i emmagatzematge de la documentació. En les carpetes que s'utilitzen sovint, hi ha els contractes celebrats recentment a la part superior. A continuació es mostren els documents amb un termini anterior. Al fitxar a l’arxiu, al contrari, el primer hauria d’estar a sobre i l’últim contracte conclòs a continuació.

5

Utilitzeu marcadors, etiquetes, adreces d'interès i altres material d'oficina per separar visualment una categoria d'una altra. Assegureu-vos que aquests delimitadors estiguin clarament ressaltats a la carpeta. Això facilitarà molt la cerca dels documents necessaris.

6

Després de tots els contractes per al subministrament de béns es publiquen en una carpeta de manera adequada, assegureu-vos de compilar un registre de documents. Agafeu-lo a la portada o poseu-lo a una carpeta a sobre de tots els contractes. Deixeu línies en blanc al registre. Quan inseriu un nou contracte, introduïu informació sobre aquest registre.