Com organitzar la comptabilitat del producte

La comptabilitat de les mercaderies es pot dividir formalment en tres etapes: recepció, transferència a emmagatzematge i venda. En rebre el venedor d’acord amb la llei, la mercaderia ha d’anar acompanyada de documents com ara enviaments, paperetes, factures, etc. Si, en el moment del lliurament no es proporcionaven tots els documents, les mercaderies s’elaboren en virtut d’un acord de comissió i s’emet un certificat d’acceptació.

Manual d’instruccions

1

Escriviu un procurador a l’empleat de l’organització que acceptarà la mercaderia rebuda amb el contracte de ferro o transport aeri. Ha d’estar al lloc de recepció de la mercaderia amb passaport. Quan rebi mercaderies a l’estació o per un altre mitjà de transport, el representant ha de comprovar l’estat del lloc de transport (vagó o contenidor) en què es van lliurar les mercaderies, en presència de representants del transportista. Després d'això, rep la mercaderia a la factura de lliurament, una de les quals queda amb el venedor, i l'altra li haurà de ser transferida com a comprador.

2

Al rebre la mercaderia al magatzem, s’haurà d’enviar una còpia de la recepció i els documents d’acompanyament al departament de comptabilitat.

3

Si la quantitat de la mercaderia o la seva qualitat no correspon als documents presentats, escriviu un acte en el qual s’ha de posar la signatura de l’empleat que accepta la càrrega i del representant del proveïdor.

4

Després de rebre la mercaderia, anoteu al llibre (diari) el poder que compta amb el nombre i la data dels documents acreditatius.

5

Escriviu una comanda de recepció que registri la recepció de les mercaderies al magatzem. Si sou pagadors d’IVA, l’operació ha de contenir un document com una factura. Anoteu el seu rebut al llibre de compres.

6

Quan es vengui una mercaderia, escriviu la factura en quatre exemplars: els dos primers resten amb vosaltres (per a la comptabilitat i per a la comptabilitat al magatzem), els altres dos es transmeten al comprador (per a la comptabilitat i el lliurament al magatzem del comprador).

7

Al formulari, si sou pagadors d’IVA, assegureu-vos d’escriure la factura per triplicat. Guardeu-ne una còpia a casa i regaleu al comprador les altres dues. Les despeses s’han de desar i registrar al llibre de vendes.

8

Si el magatzem en el moment de la transacció no té la quantitat de mercaderies necessària, escriviu una factura amb la quantitat de mercaderies realment alliberada. El comprador o el seu representant han de signar el rebut de la mercaderia en la factura. Comprova la disponibilitat de béns, documents, certificats de qualitat, etc. Després d’això, la persona financera responsable lliura les mercaderies al territori del magatzem de la seva organització i la transfereix al conservador.

9

Si sou pagadors d’IVA, calculeu l’import de l’impost sobre el valor afegit que s’ha de pagar al pressupost en funció del llibre de compra i del llibre de vendes.

10

Informe a les autoritats reguladores sobre la base de documents rebuts i emesos durant el procés de negociació.

Pareu atenció

Fixeu-vos en la realització de documents i en el seu compliment dels requisits comptables. Els documents han de portar les signatures i segells d’ambdues parts, totes les línies i columnes de factures i factures han d’estar completades i autèntiques.

Consells útils

Un cop rebuda la mercaderia del proveïdor, assegureu-vos de comprovar la seguretat de la mercaderia després del seu transport i registrar-ne els danys en presència d’un representant del proveïdor.