Com organitzar la recepció de mercaderies

Qualsevol moviment de mercaderies d’un proveïdor a un consumidor hauria de ser documentat adequadament, per a això s’utilitzen diversos documents d’enviament que regulen les normes de transport i les condicions per a l’entrega de les mercaderies.

Manual d’instruccions

1

La nota d'enviament pertany als documents d'enviament, en els quals es poden utilitzar tant comandes de crèdit com de dèbit. Aquest document s’ha d’elaborar adequadament. La factura ha de contenir informació sobre el producte, la seva quantitat, preu per a cada producte i l'import total, el número i la data d'emissió del document. La factura l’elabora els responsables quan la mercaderia s’allibera al magatzem i quan es reben a l’organització comercial ha de ser certificada pels segells rodons del proveïdor i destinatari.

2

El registre de les mercaderies rebudes es basa en la clàusula 2.1. "Recomanacions metodològiques sobre comptabilitat i registre de les operacions de recepció, emmagatzematge i distribució de mercaderies en organitzacions comercials." Tots els documents d’acompanyament (factura, factura d’expedició, etc.) estan segellats i tots els rebuts es conserven al “Diari de recepció de mercaderies”, que indica el nom, el número i la data del document de recepció, així com informació. sobre el producte. Després de l’acceptació de la mercaderia, les dades dels documents adjunts ja no es poden revisar. El producte s’ha de capitalitzar el dia de la seva recepció, en cas contrari, es fa una nota a l’informe del producte que indica les raons de la impossibilitat de capitalització de la mercaderia el dia de la seva recepció real.

3

En cas de discrepància de la mercaderia rebuda a la llista de documentals, aquesta és adoptada per una comissió especial i s'elabora el "certificat d'acceptació". Si les discrepàncies es relacionen amb la quantitat i la qualitat de les mercaderies, s'ha d'elaborar una "Llei sobre l'establiment de discrepàncies en qualitat i quantitat quant a l'acceptació de valors d'inventari", i han d'estar presents representants del proveïdor i de la persona responsable materialment. Si es detecta un excedent de mercaderia, la presència de representants del proveïdor és opcional.