Com escriure una carta al proveïdor

La correspondència empresarial requereix delicadesa, especialment quan es tracta de cartes al proveïdor, perquè el motiu de la crida pot ser l’incompliment d’obligacions no només per part seva, sinó també per part de la seva organització.

Manual d’instruccions

1

Si es tracta de la primera vegada que es posa en contacte amb un proveïdor per encarregar-li productes, utilitzeu el formulari de sol·licitud estàndard per a l’entrega de productes establerta per aquesta organització. Si aquesta declaració no es publica electrònicament al lloc web de l'organització, escriviu una carta amb estil gratuït.

2

Si ordeneu diversos tipus de productes en quantitats diferents, feu una comanda en forma de taula amb el nom, l’article i el color del producte, si és necessari. Anoteu l’obligació de pagar els béns ordenats, proporcioneu al proveïdor les dades de la vostra organització, a partir d’aquestes dades, el proveïdor elaborarà un contracte. Al final de la carta, expresseu les vostres esperances de cooperació mútuament beneficiosa.

3

Si la vostra carta al proveïdor es refereix al compliment inadequat per ell d’obligacions del contracte, lliurament intempestiu de mercaderies o mercaderies de qualitat, grau o tipus equivocats, utilitzeu el volum de dades “Per aquesta carta us informem …”, “L’informem …”. Indiqueu clarament la raó per la qual no podeu acceptar la mercaderia enviada. Consulteu la sol·licitud del contracte o contracte, que indica quantes unitats i quin tipus de producte li hauria d’haver enviat el proveïdor. En aquest cas, el proveïdor serà més fàcil de corregir el seu error.

4

Si la vostra carta es refereix a la impossibilitat de pagar la mercaderia en el termini establert pel contracte, notifiqueu-ho al proveïdor de la forma més suau, però alhora oficial. Utilitzeu el volum de negocis "Demanem disculpes per la demora en el pagament …", "Per les circumstàncies, no podrem pagar les factures abans …".

5

Informeu a la contrapartida exactament quan tingueu intenció de pagar-li el deute i que la vostra organització garantirà que aquesta obligació la complirà. Al final de la carta, expresseu l’esperança que aquest episodi no afecti les vostres col·laboracions a llarg termini.