Com guardar documents i formularis
Vídeo: 7 Pasar formularios a PDF y enviarlos - Contact Form 7 2024, Juliol
Les activitats financeres de qualsevol empresa estan estrictament controlades per organismes fiscals, estadístics i altres administracions. Qualsevol transacció amb un compte corrent, qualsevol moviment de diners s’ha de confirmar per documents i s’ha de reflectir en els estats financers. Per tant, és imprescindible mantenir documents i formularis d’informació estrictes (si s’utilitzen).
Manual d’instruccions
1
Els períodes durant els quals s’han de guardar documents i formularis s’especifiquen a la clàusula 8 de l’article. 25 del Codi Tributari de la Federació Russa. En particular, per als documents comptables i els necessaris per al càlcul i el pagament d'impostos, el període d'emmagatzematge s'estableix en 4 anys. El mateix s'aplica als documents que serveixen com a confirmació del pagament d'impostos i ingressos rebuts per l'empresa i per a organitzacions i despeses realitzades.
2
La Llei federal "sobre comptabilitat" augmenta un any el període d'emmagatzematge establert per a aquests documents, és a dir. l’organització ha de conservar els documents de comptabilitat primària durant un mínim de 5 anys.
3
Les formes de rendició de comptes estrictes també pertanyen a la "primària". Atès que serveixen com a confirmació dels pagaments en efectiu realitzats sense l’ús de caixes registradores, els termes establerts en el "Reglament d’implantació d’assentaments en efectiu i (o) liquidacions que utilitzen targetes de pagament sense l’ús de caixes registradores s’apliquen als termes i condicions del seu emmagatzematge."
4
Guardeu còpies dels fulls de forma utilitzats en bosses embalades i segellades. Les borses s’han de sistematitzar i signar. Després de la caducitat del període d’emmagatzematge de cinc anys, però no abans d’un mes després de l’últim inventari i verificació de l’informe del producte, destruïu els buits dels formularis en funció de l’acte de cancel·lació. L'acte està signat per membres de la comissió, que inclou el cap de l'empresa. El mateix procediment de cancel·lació es preveu per a formularis incomplets o danyats de manera descuidada.
5
Per emmagatzemar la documentació de comptabilitat principal i formularis d’informació estrictes, seleccioneu, si és possible, una sala d’arxiu independent. Equipar-lo amb armaris ignifugis equipats amb segells. L’accés a ella s’ha de limitar a partir d’una comanda adequada signada pel cap de l’empresa. La comanda ha d'establir el procediment per utilitzar l'arxiu i comptabilitzar l'emissió de documents emmagatzemats en ell.
