Com organitzar els tràmits

Documentació: treball amb documents i suport de documentació per a la gestió en aquesta organització en particular, regit per GOST R 51141-98 "Documentació i arxiu. Termes i definicions." L’organització del treball d’oficina és l’organització del registre, l’emmagatzematge i l’ús de documents entrants, sortints i interns en les activitats actuals de l’empresa.

Manual d’instruccions

1

Quan organitzeu treballs clericals, determineu si la vostra empresa, organització, unitats o sucursals geogràfiques remotes, tingueu en compte aquest fet i considereu un mecanisme per interactuar amb aquestes unitats. El sistema clerical que hi ha hauria d’ésser idèntic al de la seu per tal d’evitar problemes durant el registre i la paperassa.

2

Penseu en quines formes de treball existreu: centralitzades, mixtes o descentralitzades. La seva elecció determina l'estructura de l'empresa (tant si té unitats geogràfiques remotes) com l'equip tècnic del servei de gestió d'oficines. Si aquest servei és petit i no es proporciona tècnicament, una part de les seves funcions es traslladen a les unitats. En aquest cas, es produeixen tràmits mixtes. En el cas que aquest servei estigui equipat amb tot el personal, maquinari i programari necessari, es centralitzarà aquesta forma de conservació de registres.

3

Seleccioneu una unitat de personal especial que realitzarà la documentació a cada unitat estructural. Si això no és possible, nomeneu un altre empleat que combini l’exercici de les seves funcions principals amb la funció de secretari.

4

Determineu el nombre i la nomenclatura dels casos, que inclouran tots els documents entrants, sortints i interns. Si es tracta de documents d’una organització superior (pare), se’ls envia al cap perquè el consideri; els documents d’organitzacions subordinades s’han de sotmetre a consideració al subdirector encarregat de treballar amb ells. Per tant, les crides dels ciutadans a aquest diputat, que té el deure de treballar amb la població.

5

Després d'haver identificat el cercle de corresponsals, creeu un classificador mitjançant el qual podeu determinar immediatament a quin grup de corresponsals pertany aquest document. Per exemple, assignar el codi 01 per a les autoritats públiques, el codi 02 per a les cartes d’una organització superior, el codi 03 per als proveïdors, el codi 04 per als clients, etc. Això ajudarà a agilitzar el moviment de documents dins de l’organització.

6

Decidiu en quina forma es realitzarà el flux de treball (en revista o en targeta). Els dos formularis s’implementen en programes especials de gestió de documents electrònics. Si encara no podeu comprar aquest programa, utilitzeu revistes electròniques de registre de documents; es poden executar a Excel.