Com elaborar un informe d'auditoria

En cada organització, almenys una vegada a l'any, té lloc una auditoria, al final de la qual es redacta un acte. Es tracta d’un document que evidencia el fet de l’auditoria, que és compilat per diverses persones alhora que tenen responsabilitat important o estan autoritzades a presentar-se a l’inventari. Algunes empreses tenen els seus propis formularis per redactar un informe d'auditoria. En aquest cas n'hi ha prou amb emplenar els camps obligatoris. Si no hi ha cap formulari, heu d’escriure-ho vosaltres mateixos.

Necessitareu

• Forma d’acte, si n’hi ha;

• Projectes de notes que es van escriure durant l’auditoria;

• Comissió de tres persones;

• Sol·licituds (si cal).

Manual d’instruccions

1

A partir dels resultats de l’auditoria, s’omplen el certificat d’auditoria i l’inventari. Qualsevol acte haurà de ser completat per almenys tres responsables. Abans d’iniciar l’auditoria, crear una comissió, hauran d’omplir aquest acte.

2

Guardeu les notes de l’esborrany (reflecteixen la informació real, contenen indicadors quantitatius) que feu durant l’auditoria, elaboreu un acte sobre la base.

3

Introduïu els detalls necessaris de l’acte: el nom de l’organització, el nom del tipus de document (ACT). Hi ha d’haver una data (aquí és la data en què es va preparar el document, si l’acte s’elabora al final de l’auditoria, que va durar diversos dies, indiqueu el període de l’auditoria al text de l’acte) i el número de registre del document. Indiqueu el lloc de la compilació, feu un encapçalament al text. El títol de l'acte hauria de començar amb les paraules: "Acte d'auditoria".

4

Escriu el text de l’acte. Hauria de constar de dues parts, la part introductòria descriu sobre quines bases s’ha dut a terme l’auditoria. Aquest pot ser un document regulador, un document administratiu o un contracte que indiqui la seva data i número. Observeu aquí la composició de la comissió, indiqueu el president. A la part principal, escriviu els mètodes i els termes del treball realitzat, marqueu els fets establerts i, a més, no oblideu les conclusions i suggeriments. També heu d’escriure conclusions en funció dels resultats de l’auditoria.

5

Al final de l’acte no oblideu posar les signatures de la comissió, al final indicar el nombre de còpies realitzades i els seus destinataris. El nombre de còpies de l’acte d’auditoria varia, depenent del nombre d’interessats a qui s’enviï aquest acte. A més, la majoria de vegades la quantitat està determinada pels documents reguladors de l'organització.

6

Després d’haver marcat el nombre d’exemplars de l’acte, escriviu sobre quins annexos hi ha, si n’hi ha.

Pareu atenció

L’acte entra en vigor després de la signatura del document per part de tots els membres de la comissió.

Si hi ha un membre de la comissió que no està d’acord amb el contingut de l’acte, haurà de signar l’acta amb una reserva sobre el seu desacord.

Consells útils

En signar el certificat d'auditoria, no només s'han d'indicar el cognom, el nom, el patronímic, sinó també la posició, si cal, del lloc de treball de les persones responsables.

Si el certificat d'auditoria ha de ser aprovat per una direcció superior, s'emet un segell adequat per a la seva aprovació.

com elaborar un document de dades