Com descriure un procés empresarial

Vídeo: El treball 2024, Juliol

Recentment, hi ha hagut una tendència empresarial a passar d’una gestió funcional a una de processos, en relació amb la qual el paper de la correcta descripció i formalització dels processos empresarials està augmentant significativament. Només en finalitzar aquestes accions es pot parlar d’optimitzar processos empresarials com a mitjà d’augmentar l’eficiència d’una empresa.

Necessitareu

Eina CASE que permet formalitzar el procés empresarial en notació gràfica.

Manual d’instruccions

El primer és formular breument i amb precisió el nom del procés descrit, que ha de ser comprensible i reflectir l’essència general de la seqüència d’accions que configuren el procés empresarial. Per exemple, en lloc de "Presentar una aplicació per fabricar un article en producció i supervisar-ne l'execució", n'hi ha prou amb anomenar el procés "Controlar la producció del producte". En segon lloc, és correcte desglossar tot el procés descrit en tasques més petites ("atòmiques") o funcions de subprocessament i determinar la seqüència de la seva implementació. Amb aquesta divisió, el procés descrit serà un procés de primer nivell. El nivell de detall del procés de primer nivell pot variar, però ha de ser adequat per a la comprensió del públic que utilitzarà la seva descripció.

Hi ha diverses maneres de descriure un procés empresarial. El més popular d’ells és gràfic, amb l’ajuda de diagrames realitzats en diverses notacions (la notació és un conjunt de caràcters per indicar alguna cosa).

Els tipus més habituals de notacions per descriure processos empresarials són IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.

A tall d'exemple, fixem-nos en el diagrama executat en la notació BPMN (Business Process Modeling Notation) mitjançant l'eina PowerDesigner CASE (Fig. 1). Els elements principals del diagrama són:

1. "Procés" (funció): un rectangle arrodonit a les cantonades;

2. "Transició": processos de connexió de fletxes;

3. "Solució": un rombo que conté una pregunta que només es pot respondre amb "Sí" o "No";

4. Condicions: expressions textuals en què es realitza la transició d’una funció a una altra. Les condicions sempre es recullen entre claudàtors. De vegades és útil dividir el diagrama en “Rastres”: seccions verticals o horitzontals que indiquen les unitats de l’empresa o empleats responsables d’exercir una funció específica. En aquest cas, la icona d’aquesta funció hauria d’estar dins de la seva secció. A més dels elements enumerats, el diagrama també pot contenir una llista de dades que constitueixen l'entrada o sortida del procés, així com enllaços a les regles o regulacions segons les quals aquesta o aquella funció es realitzi. A la figura 1 es mostra un exemple de descripció del procés empresarial "Control de fabricació de productes". És fàcil notar que aquest diagrama és molt similar al diagrama de blocs de l'algorisme per resoldre el problema.

També es pot complementar una descripció gràfica del procés amb una descripció de text de les seves funcions de subprocessos en forma de taula que conté les següents columnes: nom del procés, unitat (propietari del procés), descripció del procés, resultat de l’execució del procés. A la figura 2 es mostra un exemple d'aquesta descripció. Si s'espera més optimització del procés empresarial descrit, també es pot afegir una columna a la taula amb una descripció de les dificultats o desavantatges de les funcions del subprocessos actualment en funcionament.