Què és un flux de treball

La gestió de documents en comptabilitat és la preparació o recepció de documents de comptabilitat primària, el seu moviment ordenat per divisions, l'acceptació de comptabilitat, el processament obligatori i la posterior transferència a l'arxiu. A les organitzacions, el moviment dels documents està determinat pel calendari de fluxos de treball.

Per a tots els documents primaris en comptabilitat, hi ha diverses etapes del flux de treball. El primer i principal és l’elaboració d’un document comptable immediatament en el moment de la transacció comercial o immediatament després de la seva realització. La fixació d’una operació empresarial es realitza d’acord amb els requisits establerts. Tots els funcionaris que han creat i signat els documents primaris són responsables de l’exactitud de la informació continguda en aquests documents.

La segona etapa és la transferència al departament de comptabilitat dels documents comptables primaris emesos. El comptador està obligat a comprovar el seu contingut, exhaustivitat i correcció de la compilació i, a continuació, realitzar la verificació aritmètica. A més, es processen els documents de comptabilitat primària. Al mateix temps, els indicadors en espècie es tradueixen en comptadors de diners. Aquest procés s'anomena fiscalitat o preu.

A continuació, els documents se seleccionen segons el seu contingut econòmic (per exemple, nòmines, ingressos i despeses de productes acabats, etc.) i la cessió de comptes de passada. En aquesta fase, indiquen la correspondència dels comptes d'aquesta operació comercial. A continuació, s’inscriu al registre de comptabilitat el document de comptabilitat principal i la informació que hi figura sobre la transacció comercial. Aleshores, els documents han de ser enviats per a l'emmagatzematge a l'arxiu.

L'elaboració de programes i esquemes de fluxos de treball basats en les característiques de l'activitat empresarial de l'organització és responsabilitat del comptable principal. L’horari ha de ser aprovat pel cap de l’organització. No existeix una forma uniforme d'aquest document. Tanmateix, hi ha els punts principals que s’han de tenir en compte a l’hora de compilar-lo: el calendari del flux de treball ha de reflectir el nombre òptim d’unitats per passar cada document primari i determinar el mínim de la seva presència a cada unitat.

Aquest acte normatiu local s’elabora en forma d’un esquema o d’una llista de documents comptables primaris que les unitats han de representar. Assegureu-vos d’especificar els intèrprets; reflectir quins documents s’han d’intercanviar unitats i a quina hora. Un flux de treball organitzat de manera eficaç garanteix l’execució puntual dels estats financers.

Els empleats de l'organització han de complir els terminis establerts per al flux de treball. El comptable principal controla el compliment de la programació.