Informe de despeses: com emplenar un document

Qualsevol document basat en la recepció de diners requereix el formulari correcte. Si l’organització va proporcionar als empleats fons per a qualsevol necessitat, cal que en faci un informe complimentant un informe de despeses.

Qui ha d’omplir l’informe de despeses

El director no pot donar diners a una organització per a cap empleat sense cap motiu. Inicialment, s’ha de determinar una llista d’empleats que tenen dret a rebre efectiu anticipat amb un informe posterior. Per a això, és necessari elaborar i emetre una comanda especial.

Si el subordinat necessita fons per desenvolupar qualsevol negoci, ha de proporcionar al director una declaració de forma gratuïta. Cal indicar la quantitat requerida i la finalitat per a la qual es demana els diners. Si el director està d’acord amb la declaració, personalment signarà la declaració i indica quant permet prestar fons i durant quant de temps.

És important indicar que només es pot emetre efectiu a un empleat que ja hagi comptabilitzat íntegrament tots els imports rebuts anteriorment.

De vegades, un empleat pot necessitar l'advocacia, que s'ha d'executar en nom de l'organització segons el model establert núm. M-2 o núm. M-2a. Aquests formularis van ser aprovats el 1997 per una resolució del Servei Federal d'Estadística de l'Estat de la Federació Russa.

Per als diners que es van emetre al departament de comptabilitat de l'organització, un empleat ha de presentar un informe. Hi ha un període determinat en què cal emplenar i enviar un informe de despeses. És de 3 dies des del final del període indicat pel cap de l’organització al formulari de sol·licitud.

Si es proporcionen fons a l'empleat per necessitats de viatges de negocis, haurà d'informar-los en els tres dies laborables següents després de tornar d'un viatge de negocis.

Com es confirma la despesa per l’informe de despeses

Si l’empleat li queda diners, no podrà tornar-lo al caixer igual que aquest. Primer cal recollir tots els documents que confirmin que els diners es van gastar específicament per a les necessitats per a les quals es van proporcionar. Es pot tractar de xecs en efectiu i de mercaderies, entrades, rebuts, actes i altres formes d’informació estricta.

Després de rebre cada document, és imprescindible comprovar si es poden llegir la data, la quantitat i els detalls.

Tots els documents a l'empleat hauran de lliurar-se a la comptabilitat.

Què passa si l’informe de despeses no s’emplena correctament

Si un empleat no ha executat correctament o no ha proporcionat un informe anticipat en un termini de tres dies, l’autoritat de supervisió considerarà els fons rebuts com a ingressos, sobre els quals caldrà cobrar la prima d’assegurança i l’impost sobre la renda personal. Si després, l’empleat proporciona tots els documents necessaris i un informe, el comptable haurà de realitzar un nou càlcul.

Un empleat autoritzat de l’organització podrà retenir l’import per al qual no s’ha proporcionat un informe amb el sou de l’empleat.

Normes bàsiques per preparar un informe de despeses

La base de la provisió de l'informe de despeses són les següents regles:

1. L’informe de despeses s’ha de justificar amb documents que confirmin les quantitats gastades.

2. Els documents s’han de presentar no més tard de tres dies hàbils després de la finalització del viatge de negocis, el període especificat pel gestor o des del moment d’anar a treballar després d’una malaltia o vacances.

3. S’elabora un informe amb un formulari especial núm. AO-1. També es pot utilitzar el formulari d’informe de despeses, que està aprovat pel cap de l’organització.

4. Només el responsable ha de ser responsable de l’aprovació de l’informe de despeses.

5. L’empleat que ha gastat els diners l’emplena l’informe de despeses. A més, la comptabilitat ha d’introduir alguna informació.

A l’informe de despeses s’han d’indicar les dades següents:

1. Informació sobre l'empresa que va emetre els diners de l'empleat.

2. Informació sobre l’empleat que va rebre fons de l’organització.

3. La finalitat per a la qual és necessari aportar diners a un empleat de l'empresa.

4. Import.

5. Dades de totes les despeses amb confirmació.

6. Saldo, si n’hi ha.

Al final, es col·loquen signatures i empleats del departament de comptabilitat, que van emetre diners i van rebre la resta.

No es requereixen segells al informe de despeses. Això es deu al fet que el document és intern. I no va més enllà de l’organització. A més, des del 2016, totes les persones jurídiques, i no només els empresaris individuals, tenen tot el dret a no aprovar els seus documents amb els seus segells i segells.

L’informe es completa en una sola còpia. Forma part de la documentació original i no s’hauria d’equivocar en el seu disseny. Si per algun motiu no s’ha pogut evitar les taques o l’ompliment incorrecte, és millor agafar un nou formulari i omplir-lo d’una altra manera.